FOIRE AUX QUESTIONS

Table des matières

 

Qui peut participer ?

Peuvent répondre à l’appel à projets et soumettre une candidature :

  • Les ASBL ayant leur siège social à Mons
  • Les collectifs de citoyens montois composés de minimum 3 personnes physiques, âgées de minimum 16 ans et domiciliées à des adresses différentes à Mons, constitués en association de fait
  • Les coopératives à responsabilité limitée à finalité sociale ou coopératives agréées “CNC”[1] ou agréées “Entreprises sociales”[2] ayant leur siège social à Mons
  • Les fondations reconnues d’utilité publique.

Les associations de fait doivent compléter et signer le document « Déclaration Association de Fait » en annexe du dossier de candidature faisant intégralement partie du règlement. Les mineurs sont obligatoirement représentés par une personne physique majeure, domiciliée en Belgique. Celle-ci assure être suffisamment mandatée à tous égards pour agir au nom et pour compte du Participant.

Les conseillers communaux et de l’action sociale ne peuvent pas présenter de projets. Les sociétés commerciales et autres institutions créées et dirigées par les pouvoirs publics ne sont pas visées par cet appel.

[1] https://economie.fgov.be/fr/themes/entreprises/creer-une-entreprise/demarches-pour-creer-une/formesde-societes/societes-cooperatives/agrement-des-societes 

[2] https://economie.fgov.be/fr/themes/entreprises/creer-une-entreprise/demarches-pour-creer-une/formesde-societes/societes-cooperatives/agrement-comme-entreprise 

Où le projet doit-il être mis en œuvre ?

Le projet proposé devra être mis en œuvre sur le territoire de Mons (le terme “Mons” comprend ici le territoire des 19 villages de la commune).

Combien de projets peut-on déposer ?

Chaque porteur·se de projet ne peut présenter qu’un seul projet par édition de Budget Participatif.

Quelles sont les thématiques de l’appel à projets

Les thématiques de l’appel à projets sont les suivantes:

  • Impact positif sur l’environnement: on entend un projet qui contribue par exemple à la réduction des pollutions environnementales, qui favorise l’utilisation des ressources renouvelables, développe l’économie circulaire, participe à la prévention ou à une meilleure gestion des déchets, vise la protection et l’amélioration de la biodiversité, de la qualité des eaux, de la mobilité douce, de l’alimentation et agriculture durables, …
  • Impact positif sur la dimension sociale: on entend un projet qui favorise le lien entre les citoyens de la Ville de Mons, permettant de diminuer les inégalités sociales, d’apporter une valeur ajoutée pour les publics précarisés, le bien-être du public touché et renforcer les liens dans le quartier ou la communauté.
  • Impact positif sur le cadre de vie: on entend un projet qui améliore et embellit un quartier ou un village, qui contribue à rendre plus confortable et agréable la vie de ses habitants.

Quel type de projets peut être déposé ?

Les projets soutenus devront être d’intérêt général et, notamment

  • Avoir lieu sur le territoire de Mons (le territoire des 19 villages de la commune)
  • Correspondre à un ou plusieurs critères thématiques (environnemental, social et lié au cadre de vie, cfr ci-dessus)
  • Etre d’intérêt général et de portée collective.
  • Présenter un intérêt pour la Ville
  • Comporter une dimension collective et participative
  • Proposer des actions concrètes engendrant, sur le territoire de Mons, un impact positif sur l’environnement, sur la dimension sociale et/ou sur le cadre de vie (cfr ci-dessus). Les projets couvrant simultanément ces 3 thématiques seront privilégiés

Par quel biais déposer un projet et pour quand?

Les dossiers de candidature accompagnés de toutes les annexes doivent être envoyés au plus tard le 18 juin 2021 à midi à l’adresse budgetparticipatif@ville.mons.be via We transfer.
Si vous rencontrez des difficultés avec l’informatique, vous pouvez déposer votre dossier en format papier au plus tard le 18 juin 2021 à midi à l’Administration communale à Hôtel de Ville, Grand Place 22 à 7000 Mons avec la mention « Budget participatif ».
Les dossiers de candidature peuvent également vous être fournis à l’accueil de l’Hôtel de Ville en format papier.
Pour toute question sur le dossier de candidature n’hésitez pas à envoyer un email à: budgetparticipatif@ville.mons.be ou beplanet@beplanet.be 

Quelles sont les étapes du budget participatif de Mons ?


Le Budget Participatif de Mons se déroule en quatre étapes:

A : La rédaction des projets

Pendant cette période, des ateliers seront organisés pour aider les habitant·e·s, collectifs et autres porteurs et porteuses de projets à formaliser leur idée et déposer leur projet.

B : Le contrôle de la recevabilité des projets et l’avis des services sur la faisabilité des projets

Après une analyse, les projets non recevables seront écartés (avec une explication) et ne seront pas soumis pour la suite du processus. Les services de l’administration valideront également la faisabilité des projets.

C : Le vote citoyen et le jury

Les citoyens et citoyennes sont invités à voter pour les projets. Au même moment, un jury se réunira pour classer les projets suivant les critères de sélection. Le vote citoyen et le classement du jury comptent chacun pour 50% dans le classement final des projets.

D : Annonce des lauréates et lauréats et lancement des projets

Lors d’un moment festif, les lauréates et lauréats sont annoncés et les projets peuvent ensuite être mis en œuvre.

Où peut-on voter pour nos projets préférés ?

Le vote pour les projets préférés se fera majoritairement via la plateforme https://www.budgetparticipatifmons.be mais des urnes seront installées dans certains bâtiments de la Ville pour que chacun puisse voter.

Quelle aide financière est prévue ?

L’enveloppe globale du budget participatif de 135.000€ est destinée au soutien financier des projets retenus ainsi qu’au soutien sous la forme d’un accompagnement individuel ou collectif des Participants qui en font la demande. Une partie du montant global sera allouée aux projets faisant une demande de soutien financier inférieur à 5.000€, une autre partie aux projets de plus de 5.000€.

Si un projet devait dépasser le montant attribué, un phasage sur plusieurs années pourrait être envisagé.

Peuvent également répondre au présent appel à projets les projets ne nécessitant pas de soutien financier mais un soutien en termes d’accompagnement. Ils pourront être considérés comme recevables et bénéficieront du même examen de faisabilité par les services de l’Administration communale et pourront, si ils sont retenus, être évalués par le jury et les citoyens.

En aucun cas, les montants alloués pour soutenir un projet ne peuvent servir de rémunération sous quelque forme que ce soit.

Le cofinancement est-il possible ?

Il n’y a pas de souci de recevoir un autre soutien financier comme un subside, à condition qu’il n’y ait pas de double financement. Chaque dépense ne peut donc être remboursée que par un subside. Il est également important que vous mentionniez dans votre dossier de candidature si vous bénéficiez d’un autre subside et que vous justifiez cet autre financement.

Quels sont les critères de recevabilité?

L’Administration communale et le Facilitateur procéderont à une première analyse de la recevabilité des projets.

Les conditions de recevabilité sont les suivantes :

  • Le statut juridique du Participant doit être conforme au règlement.
  • Le Participant doit avoir son domicile ou son siège social sur le territoire de la Ville de Mons.
  • Pour les collectifs de citoyens en association de fait (minimum trois personnes physiques), toutes les personnes physiques doivent avoir leur domicile sur le territoire de la Ville de Mons et être domiciliées à des adresses différentes.
  • Le Participant ne peut porter qu’un seul projet.
  • Le projet ne peut générer de bénéfices financiers pour le Participant.
  • Les dépenses de fonctionnement générées par le projet ne doivent pas être supérieures à 5% du coût total du projet (factures énergétiques, …).
  • Le dossier doit comporter un avis de principe favorable du propriétaire et/ou gestionnaire du lieu concerné (si pertinent).
  • Le projet ne doit pas comporter d’éléments de nature discriminatoire, diffamatoire ou contraire à l’ordre public.
  • La finalité des projets soumis doit être conforme au moins à une des trois thématiques mises en avant dans le cadre de cet appel à projets (cf. point 2).
  • Le dossier de candidature doit être introduit durant la période qui y est renseignée en fin de document.
  • Le dossier doit être complet. Tout dossier incomplet ou contenant des données erronées ne sera pas considéré comme recevable. En cas de dossier non recevable remis suffisamment à temps, le participant concerné sera averti et il lui sera donné un nouveau et ultime délai pour se mettre en conformité avec le présent règlement.
  • Le dossier doit être rédigé en français.
  • Le projet doit être suffisamment précis et détaillé pour que son coût et sa faisabilité technique puissent être estimés.
  • Le projet doit pouvoir être mis en œuvre dans les 2 ans.
  • Le projet doit se réaliser sur le territoire de la commune de Mons.
  • Le projet doit être compatible avec les projets en cours ou à l’étude sur le territoire.
  • Le projet ne doit pas déjà être en cours d’exécution sur le territoire de la commune.

Les projets ne répondant pas aux conditions de recevabilité précitées seront écartés du processus. Le refus sera motivé par l’Administration communale.

Comment les projets sont-ils sélectionnés ?

La sélection des projets lauréats est déterminée d’une part par les décisions d’un jury (composé d’expert·e·s indépendant·e·s et de citoyen·ne·s) et d’autre part, via un vote des citoyennes et citoyens.

Quels sont les critères de sélection et la pondération par critère ?

Le jury analysera les projets à la lumière des critères suivants:

  • Les 3 thèmes : Amélioration du cadre de vie d’un quartier ou village – Impact environnemental – Contribution au renforcement de la cohésion sociale au sein d’un quartier ou village – 50
  • Dimension collective et participative – 16,6
  • Faisabilité et solidité du projet – 16,6
  • Pérennité et réplicabilité du projet – 16,6

Comment est composé le jury ?

L’évaluation des projets recevables et reconnus comme faisables par l’Administration communale est faite de manière conjointe par un jury d’expertes ou experts et par le vote des citoyens et citoyennes disposant chacun de 50% des points à attribuer à chaque projet.

Le jury sera composé comme suit :

  • 1 président du jury, personne physique neutre et experte sur la thématique de l’appel à projets, dans l’accompagnement de projets, dans la gestion de projets, etc. Il sera proposé par le Facilitateur au Collège communal pour validation
  • 3 experts ou expertes sur les trois thématiques de l’appel à projets, proposés par le Facilitateur au Collège communal pour validation
  • 5 citoyens de la commune et 3 suppléants tirés au sort suite à un appel à candidature ouvert à tous les citoyens de la commune de Mons et ne disposant pas de mandat politique
  • 3 agents de l’Administration communale désignés par le Collège communal, sans voix délibérative mais avec compétence d’avis
  • L’(les)entreprise(s) partenaire(s) de l’appel à projets est(sont) invitée(s) à être observatrice(s) dans le jury, avec un maximum de 2 entreprises dans le jury.

Ne peuvent siéger dans le jury les personnes présentant un conflit d’intérêt par rapport à un projet déposé dans le cadre de cet appel à projets.

Les citoyens qui souhaitent intégrer le jury devront adresser leur candidature par courriel ou par courrier à l’Administration communale.

Le conseil communal des enfants procédera au tirage au sort parmi les candidatures des citoyens reçues.

Les citoyens faisant partie du jury ne pourront introduire de dossier dans le cadre de l’appel à projets. Ils ne peuvent non plus être liés à des porteurs de projets (membres de la famille, cohabitant légal).

La participation à ce jury se fera de manière bénévole, aucune rétribution ou jeton de présence ne sera alloué. Ce jury devra respecter la parité hommes/femmes.

Y a-t-il un contrôle du déroulement du projet et de l’utilisation des subsides ?

Le Participant dont le projet est retenu après le vote s’engage à débuter son projet dans les 6 mois qui suivent la signature de la convention avec la Ville de Mons.

La Ville de Mons pourra demander au Participant des informations sur l’avancement du projet subsidié ainsi que sur l’utilisation des fonds perçus. Ce dernier s’engage à répondre à cette demande dans les plus brefs délais. Des agents de l’Administration communale pourront également venir vérifier sur place le déroulement du projet. Dans l’hypothèse où il ne répond pas aux demandes d’informations ou s’il s’avère que les fonds perçus n’ont pas été utilisés pour le déroulement du projet retenu, il sera réclamé le remboursement des fonds déjà perçus dans un délai d’un mois maximum suivant la demande.

Pour les projets où l’Administration communale est le maître d’ouvrage, elle tiendra régulièrement informés les Participants concernés tout au long de leur mise en œuvre. Elle mettra tout en œuvre pour réaliser le projet endéans les 2 ans à dater de la décision finale de retenue des projets après le vote.

Où puis-je trouver des informations sur le Budget Participatif ?

Sur la plateforme https://www.budgetparticipatifmons.be 

Vous obtiendrez également des informations en consultant le Forum qui a été mis à votre disposition pour échanger avec les services de la Ville, les facilitateurs, les ambassadeurs ainsi que les porteurs de projet. Le forum est accessible via ce lien https://forum.budgetparticipatifmons.be 

Les services de la Ville et les facilitateurs du budget participatif sont disponibles pour répondre aux questions et aider au développement des projets via différents canaux: https://www.budgetparticipatifmons.be/contacts/ 

Nous avons besoin d’un terrain pour notre projet. Comment faire ?

Différentes options s’offrent à vous

  • soit le terrain est privé et vous connaissez le propriétaire => il faut un accord d’occupation du propriétaire qui couvre au moins la durée de vie du projet (à titre d’exemple pour une plaine de jeux compter 15 ans d’occupation)
  • soit vous ne connaissez pas la nature du terrain. Afin de savoir s’il est privé ou public, rendez-vous sur le site du cadastre: https://eservices.minfin.fgov.be/ecad-web/#/?local=fr_BE On peut facilement voir si on est en domaine public (pas de parcelle cadastrale) ou sur un terrain privé ( parcelle avec un numéro)
  • pour connaitre le propriétaire du terrain : se renseigner à l’urbanisme avec le numéro exact de la parcelle
  • s’il s’agit d’un terrain public, se renseigner en étant le plus précis possible à l’adresse email suivante: budgetparticipatif@ville.mons.be 

Nous hésitons à rassembler plusieurs organisations et proposer un projet ensemble. Est-il conseillé de soumettre un projet avec plusieurs acteurs ?


Le budget participatif de la Ville de Mons met l’accent sur la participation. Les projets soumis au nom de plusieurs associations et partenaires sont donc encouragés !

En quoi consiste l’accompagnement des facilitateurs ?

Les facilitateurs (la Fondation Be Planet) vous accompagnent dans la période de préparation de votre dossier de candidature, mais également dans la réalisation de vos projets.

Vous pouvez exprimer dans le formulaire de candidature vos besoins en matière d’accompagnement par les facilitateurs que ce soit sur des questions d’organisation interne, de recherche de partenaires, de communication, de gestion budgétaire ou de développement de nouveaux produits/services.

Décrivez dans le dossier votre besoin, l’expertise que vous recherchez et le temps que vous pourriez y consacrer.

Une partie du budget disponible par la Ville est donc réservée pour cet accompagnement par les facilitateurs à la réalisation, mise en œuvre, … de votre projet. Le jury statuera sur la pertinence de la demande et octroiera les heures d’accompagnement aux projets le nécessitant.

Pour l’achat de matériel, faut-il avoir comparé différentes offres avant la remise de notre dossier de candidature ou cela peut-être fait après ?

Il est préférable de comparer des offres afin de proposer les prix les plus justes du marché. En fonction du projet, ce sera soit la Ville qui lancera ensuite un marché public, soit les citoyens et citoyennes porteurs du projet qui recevront l’argent sous forme de subvention et qui se chargeront d’acheter le matériel et faire vivre leur projet tout en justifiant les dépenses.

Qu’en est-il de la rémunération de personnes via le budget participatif ?

L’appel à projets du budget participatif précise que « Le projet ne peut générer de bénéfices financiers pour le Participant. »

Par ailleurs, le règlement précise également que “Les dépenses de fonctionnement générées par le projet ne doivent pas être supérieures à 5% du coût total du projet (factures énergétiques, …).”

Ceci signifie que le budget participatif ne permet pas de payer des salaires, par exemple des porteurs de projets. Cela dit, si des besoins spécifiques en termes de compétences extérieures se font sentir, et que la personne fournissant ce soutien peut facturer la prestation au nom d’une structure indépendante des porteurs de projets, cette dépense sera jugée recevable.

Une asbl peut-elle déposer 2 projets différents?

Non, il n’est pas permis qu’une organisation ne dépose plus d’un projet. Il est cependant toujours possible de remettre un seul projet comportant éventuellement 2 axes, qui doivent avoir un lien entre eux afin d’assurer une certaine cohérence au projet.

Je souhaite échanger avec d’autres citoyens et citoyennes pour proposer un projet à plusieurs. Comment faire ?

En plus de rencontres et ateliers prévus dans la période de rédaction de vos dossiers de candidature, les facilitateurs ont mis à votre disposition un forum virtuel vous permettant d’échanger entre vous.

http://forum.budgetparticipatifmons.be 

Le groupe “Echanges concernant le Budget Participatif” est particulièrement adapté pour ces échanges.

Où puis-je accéder aux informations légales du projet, et en particulier de la gestion faite de mes données lors du vote ?

Ces informations se trouvent sur la page « Protection des données » .